Nejen 1000 skladeb ve vaší kapse

Zkušený čtenář si možná položí otázku, jestli jsem se nezastavil někde v minulém čase, když dnes, v roce 21 přináším seriál o využití mobilního telefonu. A možná má i pravdu. Nicméně jelikož se věnuji tématu osobní produktivity již více jak 15 let, vytvářím papírové diáře, zápisníky i nástroje do firem, velmi často se setkávám s tím, že ani poměrně zkušení experti nevyužívají své nástroje produktivně.

Abych rovnou shodil ze stolu námitku, že mám záměr vázat člověka k placaté hračce v kapse ještě víc, než je dnes běžné, tak uvádím, že vyjma výše uvedených zkušeností je jedním ze spouštěčů tohoto seriálu poznání, že zejména mladší ročníky svá zařízení používají mnohem více ke konzumaci obsahu a sdílení čehokoliv, než k tomu, aby pomohli sobě či ostatním.

Takže v kostce – cílem tohoto článku si zjednodušeně říci, co všechno můžeme v pracovním životě pomocí telefonu řešit a jaké aplikace k tomu využijeme. Jedná se o jakousi předmluvu k následujícím článkům, kde se budu již detailně a věnovat konkrétním užitkům a nastavením.

K čemu dnes primárně slouží telefon mně? Kromě základních funkcí a spojení s celým světem:

  • Mám přehled o kalendáři několika firem a projektů, ale také rodiny
  • Zachytávám několika způsoby veškeré své myšlenky, nápady či důležité informace kdykoliv a kdekoliv
  • Spravuji každodenní povinnosti a úkoly své i kolegů
  • Efektivně deleguji práci a také ji kontroluji
  • Hlídám finance a výkonnost svou i projektů

A mohl bych pokračovat dál. Zkrátka prohlášení, že s telefonem můžete mít celý svůj život v kapse není tak zcela klišé. K tomu, abyste byli skutečně produktivní, vám může pomoci řada aplikací a nástrojů, které jsou některé placené a jiné zdarma. Pro větší přehlednost uvádím aplikace, které jsem měl možnost dlouhodobě využívat a testovat tzv. „On the go“ nebo-li v terénu. Hlavní výhoda využití telefonu správným způsobem tkví nejen v jeho pohotovosti, ale také rychlosti, jakou dnes můžeme veškeré věci vybavovat a řešit. Díky tomu nemusí kolegové ve firmě dlouho čekat na reakci a mohou efektivně pracovat na svých projektech, i když vy cestujete nebo jste v terénu.

Kalendář

Jelikož využíváme ve firmách několik placených Google Workspace účtů, je pro mě důležité synchronizovat dnes již cca 15 kalendářů. Ne všechny potřebuji mít okamžitě k náhledu, ale aplikace by měla umět s Googlem synchronizovat (naprostá většina těch, které si stáhnete).

Využít můžete buď základní kalendář od Apple nebo Google Cal (kalendář od google). K těm kvalitním ještě patří Fantastical, který má řadu funkcí, které ani nevyužijete.

Poznámky

Využívám základní Notes, ale k nejznámějším patří Evernote, Notability, Good Notes, Google Keep a nebo třeba v poslední době hodně populární Notion. Na větší zápisy používáme ve firmě Google dokumenty, a to především kvůli možnosti editace a úprav.

Osobní úkoly

Někdo řeší své osobní úkoly ve stejném softwaru, jako má firmu. Já jsem po letech různých pokusů a propojování řady projektů dospěl do stadia, že na osobní tasky využívám zvlášť aplikaci. Naopak projektové úkoly a řízení firmy se provádí jinde.

Vyzkoušel jsem snad všechny aploikace v App Store, ale k těm nejoblíbenějším patří v předchozím článku zmíněné Things, Omnifocus, 2Do, Any.do nebo Todoist. V této oblasti opravdu záleží na osobní preferenci, neboť každý potřebuje něco jiného.

Poté, co Apple vydal nový iOS s novými Reminders jsem se rozhodl přejít na tento jednoduchý systém, neboť u osobních úkolů zpravidla potřebuji rychlost, přehlednost, termín splnění. A to vše se dá v Reminders nastavit velmi jednoduše a efektivně (věnuji se tomu v jednom z následujících článků).

Firemní projekty

V otázce týmové správy úkolů se zejména v poslední době roztrhnul pytel s novými možnostmi. U nás jsme dlouhodobě ve firmách využívali aplikaci Trello a nově jsme přešli na Asanu.

Jinak lze k řízení firem požít řadu i českých, jako je Freelo či Lamael, případně zahraniční Basecamp, Jira, Monday.com, atd.

Z hlediska práce na mobilním telefonu budou vyhovovat všechny zmíněné, takže zde je volba spíše o tom, jak funguje váš projekt či firma, jaké to přinese náklady, apod.

Doporučuji si uvedené stáhnout, porovnat a vyzkoušet. Zejména kvalita aplikace pro kalendář a firemní projekty ovlivňuje, jak moc budou lidé v apce na mobilu pracovat, jak rychle budou řešit své úkoly, nebo-li jak moc budou vývoj projektu podporovat nebo brzdit. Doporučuji tak kvalitu mobilní aplikace zahrnout do rozhodovacích kritérií při volbě celého firemního systému.

Konkrétním přístupům se budu věnovat v dalších článcích.

Psáno pro magazín Pracuj Chytře

Štítky: