Jak probíhá Úvodní schůzka

Photo by Kaleidico on Unsplash

Naše první setkání, první konzultace je samozřejmě v prvé řadě seznamovací, ale je hodně o vás a vašem podnikání. Kdo jiný by si měl vážit vašeho i svého času, než konzultant efektivního řízení. Proto, abychom dosáhli společného cíle co nejefetivněji, je potřeba se určitým způsobem připravit. V tomto krátkém článku vám popíšeme:

  • na co se můžete těšit = jak bude schůzka probíhat
  • jak se připravit
  • co můžete očekávat za výstup

 

Nekoušeme, když nemusíme

Úvodní schůzka je většinou cca 60 – 90 minutové setkání, které probíhá nejčastěji online formou. Je vhodné, aby se tohoto setkání účastnil za vás buď přímo majitel, vedoucí oddělení, zkrátka “decision maker” nebo-li ten, kdo o situaci ve firmě či týmu ví nejvíce a kdo je “tou” osobou, která rozhoduje o případném nasazení nového systému řízení u vás.

Aby schůzka měla smysl, je třeba dojít k nějakému konkrétnímu závěru a definovat si další kroky. Z toho důvodu rozebíráme vaše podnikání a to, jakým způsobem funguje. Většinou narazíme i na otázky související s řízením projektů, úkolů, jejich delegováním a kontrolou. Rozebíráme kompetence jednotlivých členů týmu, lídrů či oddělení. Popíšeme si strukturu fungování celé vaší organizace.

Výstupem bývá jasné zadání, jak si představujete následné fungování a co by vám systém měl přinést.

Po první schůzce zpravidla dostanete follow-up shrnutí a popis dalších kroků, abychom měli jasno v tom, že jsme se dohodli a očekáváme shodně další kroky.

 

Vaše příprava je velmi důležitá

Jako každý podnikatel bychom si přáli, kdyby naše firma fungovala “sama”, bez nutnosti výraznější kontroly. Ale stejně jako vy víme, že takto svět nefunguje a že věci je třeba řídit. Proto bude skvělé, když se na schůzku připravíte.

Co nás bude konkrétně zajímat:

  • jak velký je tým / organizace / firma, která bude nový systém využívat
  • jaká je aktuální organizační struktura firmy – oddělení / divize
  • kolik je vedoucích pracovníků a jak se člení jejich týmy
  • jaká je hierarchie kompetencí nebo-li jak funguje sdílení informací, kdo za co nese odpovědnost
  • hierarchie informací nebo-li kdo má přístup k čemu a proč
  • jaké reporty chcete jako řídící pracovník sledovat

 

Informace jsou základ, jejich zpracování ovšem rozhoduje

Jak je psáno výše – cílem této první schůzky je definice vašich potřeb a jejich možné uchopení prostřednictvím námi nastaveného systému řízení. Ne, že byste to za použití různých online návodů nezvládli sami, ale naší největší přidanou hodnotou je znalost systému a jeho možností, stejně jako zkušenosti z předchozích implementací, kdy víme jak k jaké části organizace přistoupit.

Úvodní schůzka je tedy vstupní branou ke spolupráci, která může být jednorázová, či dlouhodobější. Po schůzce bude následovat představení vhodného řešení pro vaši firmu či tým, včetně konkrétních nastavení, která s vámi následně provedeme. Pokud si odsouhlasíme i následující postup (nastavení systému, onboarding týmu a jeho zaškolení, vytvoření manuálů ve formě videí usnadňujících zaškolení nově příchozích kolegů, atd.), budou náklady za zpracování návrhu řešení součástí celkového projektu.

V případě, kdy nebudete naše další služby chtít čerpat, bude fakturována pouze vstupní konzultace, která bude tedy čistě poradenstvím ohledně představení systému a doporučení, která si následně můžete plně využít ve vaší firmě.

Štítky: