Calendly – šikovný pomocník vašeho plánování času

Patří mezi ty aplikace, které vám mohou skutečně spoustu času ušetřit. Stačí jediné – nastavit si jí.

Řeč je o Calendly, startupu z americké Atlanty, který založil v roce 2013 Tope Avotona. Tato rostoucí plánovací platforma eviduje přes 9 milionů uživatelů mezi soukromými osobami a firmami po celém světě. Nedávno překonala tržní hodnotu 3 mld USD a řadí se k předním aplikacím ve svém segmentu.

Oč tedy vlastně jde?

Calendly je jednoduchý rezervační systém pro váš kalendář. Využijí jej zejména uživatelé Google kalendáře, jejichž podstatnou část práce tvoří setkání s dalšími lidmi. Tzn. je vhodná pro všechny obchodní a konzultační profese, ale využít ji mohou také např. řemeslníci a freelanceři.

Pokud jste již četli náš seriál iPhone produktivně,tak v něm se již o Calendly krátce zmiňuji v souvislosti s plánováním schůzek v terénu. Calendly je v podstatě jakousi “virtuální asistentkou”, která umožní prostřednictvím jedinečné webové stránky vašim kontaktům rezervovat si váš čas a domluvit si schůzku.

Jak to celé funguje?

Vcelku jednoduše. Na domovské stránce si založíte bezplatný účet, který vám v bezplatné verzi umožní definovat jeden konkrétní typ schůzky. Jeho prostřednictvím si následně rezervují vaši partneři konkrétní termíny s vámi dle vašich možností.

Já osobně využívám obecnou 45 minutovou schůzku a vystačím s ní prakticky v 90% případů. V placené verzi máte možností mnohem více.

Propojení s kalendářem

Jakmile si založíte účet, nastavíte si propojení s konkrétním google kalendářem. Nejjednodušší je napojit si váš hlavní kalendář, do kterého si plánujete veškeré své aktivity. Jakmile Calendly s kalendářem propojíte, získá tato aplikace omezený přístup k vašemu kalendáři a bude tak schopná vidět termíny, které máte již obsazené a ty nenabízet k rezervaci. Detaily jinak uložených termínů Calendly nevidí.

Začínáme…

Jako u většiny současných aplikací není čeština dosud v nabídce, tzn. veškeré nastavování je v angličtině.

V prvním kroku si zvolíte:

  • název schůzky – vyberte jej pečlivě, neboť Calendly po rezervaci rozešle všem účastníkům email a přidá pod tímto názvem automaticky událost do vašeho i ostatních kalendářů
  • místo setkání – standardně Calendly nabízí Google Meet, ale přidat můžete mj. i Zoom, případně fyzickou adresu (např. vaší kanceláře), kde se s vámi mohou kolegové setkat
  • poznámky ke schůzce – tohle je vynikající způsob, jak dát zájemcům o setkání info o tom, jak schůzka bude probíhat, co bude předmětem a co si případně mohou připravit sebou
  • délku setkání – já mám 45 minut, což je většinový průměr mých schůzek, ale můžete si nastavit klidně jen 15 či 30 minut

Tím je základ hotový.

V dalším kroku lze nastavit:

  • konkrétní délku jednání – to je čas, který Calendly obsadí ve vašem kalendáři
  • časovou rezervu před a po jednání – když toto nenastavíte, bude Calendly nabízet časy navazující na sebe a vy si nebudete mít prostor ani uvařit kafe 
  • intervaly, kdy může Calendly nabízet prostor pro jednání – toto je skvělé třeba v momentě, kdy máte jako já vymezené na schůzky konkrétní dny a třeba čas až odpoledne – Calendly v těchto termínech zjistí případnou kolizi s něčím naplánovaným, a obsazený termín již nenabídne
  • lze rovněž nastavit, jak dlouho předem mohou lid váš čs rezervovat – např. 30 dnů předem, ale minimálně 2 dny dopředu – aby se nestalo, že vám pípne telefon, že máte za 15 minut jednání…

Posledním krokem je nastavení informací, které budete chtít po vašich partnerech. Hodí se např.

  • jméno
  • telefon (kdyby se cokoliv dělo)
  • výběr online platformy – když chcete nabídnout více variant
  • hodí se přidat prostor na definici otázek či témat, které naopak chce rozebírat partner s vámi – tyto se propíší mj. i do poznámek k události

A co teď?

Poté, co celou schůzku uložíte, přidělí vám Calendly unikátní url adresu (calendly.com/xxx), kterou si můžete upravit. Doporučuji zvolit takovou, kterou si dobře zapamatujete a budete schopni jí nadiktovat nebo poslat do sms – velmi vám to usnadní práci.

Vždy dávám za příklad situaci, kdy vám někdo volá do auta a chce si domluvit schůzku. Zpravidla se domlouváte, že až zastavíte, podíváte se do kalendáře a voláte zpět. Na to se pak kolikrát zapomene… S Calendly se vám nic podobného již nestane. Stačí partnerovi nadiktovat url adresu, na kterou on přijde a zvolí jeden z termínů. V tu chvíli vám oběma dorazí potvrzovací email a vám i partnerovi se automaticky do kalendáře přidá událost pod vaším názvem. Snadné a velmi efektivní.

Od chvíle, co Calendly využívám, jsem jej začínal dávat i kamarádům, kteří si jeho prostřednictvím rezervují můj čas na schůzku. V podstatě jsem eliminoval veškeré telefonáty ohledně domlouvání termínů. Navíc nemusím nutně hlídat v hlavě svůj kalendář. A kdyby náodou došlo ke kolizi, prostě zavolám, případně mailem rovnou navrhnu jiný termín.

Několik doporučení na závěr:

  • přidejte si calendly url do svého podpisu v emailu – vždy na ní můžete snadno odkázat v textu a budou vám již jen chodit pozvánky
  • předejte si rezervační systém na web – máte-li osobní web, kde nabízíte své služby, Calendly vám umí vygenerovat kód, který na stránky vložíte a bude se tam tak zobrazovat váš prostor na konzultace
  • jste-li řemeslník nebo třeba kadeřnice, můžete kombinaci Google kalendáře a Calendly využít pro rezervaci zákazníků

Pokud byste chtěli vědět víc nebo si nejste jistí v nastavení, podívejte se na videotutoriály přímo na domovské stránce.

Štítky: